Guide för BRF-styrelser

Föreningsstämma i BRF: kallelse, dagordning och protokoll

Föreningsstämman är det enda tillfälle under året då medlemmarna fattar beslut tillsammans. För styrelsen är den också det mest formellt reglerade momentet: tidsfrister, obligatoriska beslut och krav på protokollet. Det mesta är enkelt när man vet vad som gäller, men små fel kan göra att beslut går att angripa i efterhand.

Här är det styrelsen behöver ha koll på, från kallelse till justerat protokoll.

När stämman ska hållas

Ordinarie föreningsstämma, ofta kallad årsstämma, ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång. För en förening med kalenderår betyder det senast den 30 juni.

Stämman kan också behöva hållas tidigare än man tror. Årsredovisningen ska hinna bli klar, granskas av revisorn och hållas tillgänglig för medlemmarna i minst två veckor innan stämman. Räkna baklänges från stämmodatumet när ni planerar våren.

Kallelsen

Kallelsen ska ange tid och plats och tydligt ange vilka ärenden som ska behandlas. Gäller ett ärende en stadgeändring ska det huvudsakliga innehållet i förslaget framgå. Hur kallelsen skickas bestäms av stadgarna. Många anger anslag i föreningens hus.

Årsredovisningen och revisionsberättelsen ska hållas tillgängliga för medlemmarna under minst två veckor närmast före årsstämman. Har det inte skett får stämman inte besluta i de berörda ärendena utan samtycke från de medlemmar som berörs.

Vad årsstämman måste besluta

Lagen kräver tre beslut på varje årsstämma:

• fastställande av resultat- och balansräkningen
• hur årets vinst eller förlust ska disponeras
• ansvarsfrihet för styrelseledamöterna

Utöver det behandlas de ärenden som stadgarna anger. Val av styrelse och revisorer sker när mandattiderna löper ut, vilket i många föreningar innebär varje år.

En medlem har rätt att få ett ärende behandlat om hen skriftligen begär det hos styrelsen i tid för att det ska kunna tas upp i kallelsen. Stadgarna anger oftast en sista dag för motioner.

Rösträtt och ombud

Bostadsrättsföreningar har egna regler som skiljer sig från andra ekonomiska föreningar.

Stämmoprotokollet

Stämmans ordförande ansvarar för att protokoll förs. Protokollet ska innehålla alla beslut som fattats och, om det varit omröstning, hur den utföll. Röstlängden ska tas in i protokollet eller bifogas.

Protokollet undertecknas av protokollföraren och justeras av ordföranden, om denne inte själv fört det, samt av minst en justerare som stämman utsett.

Senast tre veckor efter stämman ska protokollet hållas tillgängligt för medlemmarna. Det ska sedan förvaras på ett betryggande sätt.

Det här skiljer sig från styrelseprotokollen, som inte är tillgängliga för medlemmarna. Läs mer i guiden om styrelseprotokoll.

Efter stämman

Ett moment glöms ofta bort: har styrelsens sammansättning ändrats ska det anmälas till Bolagsverket utan dröjsmål. Ändringen gäller först från den dag anmälan kommer in, så en ny ledamot är formellt inte registrerad förrän dess.

Om något har blivit fel kan en medlem eller styrelsen angripa ett stämmobeslut i domstol. Det ska normalt ske inom tre månader från beslutet.

Mall för kallelse och dagordning

Vi har tagit fram en Word-mall med kallelse och en färdig dagordning. De beslut som lagen kräver är markerade, och mallen innehåller en genomgång av fristerna för ordinarie och extra stämma.

StyrelseKoll ger inte juridisk rådgivning. Kontrollera alltid mot gällande regelverk.