Guide för BRF-styrelser

Styrelseprotokoll i BRF: krav, mall och vanliga misstag

Protokollet är styrelsens minne. Det är också det enda beviset på vad ni faktiskt beslutade när frågan kommer upp igen två år senare, med en ny styrelse och en medlem som är missnöjd. Ändå skrivs många protokoll som ett referat av samtalet i stället för en dokumentation av besluten.

Här är vad lagen kräver, vad som ofta blir fel, och en mall ni kan använda direkt.

Vad lagen faktiskt kräver

Reglerna finns i lagen om ekonomiska föreningar, som bostadsrättslagen hänvisar till. Kraven är färre än många tror, men de är tydliga.

Vem justerar, och varför spelar det roll?

Justering betyder att någon annan än protokollföraren intygar att det som står i protokollet stämmer med vad som faktiskt beslutades. Det är därför justeraren ska utses i början av mötet, inte efteråt.

Har ordföranden själv fört protokollet kan hen inte justera det. Då justeras det i stället av två andra ledamöter.

En ledamot som inte vill stå bakom ett beslut har rätt att få en avvikande mening antecknad, en så kallad reservation. Den måste göras innan mötet avslutas, inte i efterhand.

Styrelseprotokoll och stämmoprotokoll är inte samma sak

Det här är den vanligaste förvirringen, och skillnaden har praktiska konsekvenser.

Styrelseprotokoll är inte offentliga. Endast styrelsen och revisorn har rätt att ta del av dem. En medlem som kräver att få se styrelsens protokoll har inte rätt till det. Nya ledamöter har däremot rätt att se tidigare protokoll, vilket är rimligt eftersom de behöver veta vad de tagit över.

Stämmoprotokoll fungerar tvärtom. Protokollet från föreningsstämman ska hållas tillgängligt hos föreningen för medlemmarna senast tre veckor efter stämman.

Fem misstag som går igen

Ladda ner mallen

Vi har tagit fram en Word-mall som följer kraven ovan. Den har fält för protokollnummer, närvaro, justerare och underskrifter, och varje beslutspunkt har plats för ärende, beslut, ansvarig och deadline. Hjälptexterna i mallen förklarar varför fälten finns och raderas enkelt.

Protokollet är bara halva jobbet

Ett välskrivet protokoll säger vad ni beslutade. Det säger inte vad som händer sedan, eller vem som ska göra det. Besluten som glöms bort är sällan de som saknades i protokollet, utan de som ingen följde upp.

StyrelseKoll ger inte juridisk rådgivning. Kontrollera alltid mot gällande regelverk.