Guide för BRF-styrelser
Styrelseprotokoll i BRF: krav, mall och vanliga misstag
Protokollet är styrelsens minne. Det är också det enda beviset på vad ni faktiskt beslutade när frågan kommer upp igen två år senare, med en ny styrelse och en medlem som är missnöjd. Ändå skrivs många protokoll som ett referat av samtalet i stället för en dokumentation av besluten.
Här är vad lagen kräver, vad som ofta blir fel, och en mall ni kan använda direkt.
Vad lagen faktiskt kräver
Reglerna finns i lagen om ekonomiska föreningar, som bostadsrättslagen hänvisar till. Kraven är färre än många tror, men de är tydliga.
Protokoll ska föras vid varje sammanträde. Det ska framgå vilka beslut styrelsen har fattat.
Protokollen ska föras i nummerföljd. Numrera löpande och var konsekvent med om ni börjar om vid varje verksamhetsår eller inte.
Protokollet ska undertecknas av protokollföraren. Det ska justeras av ordföranden, om denne inte själv har fört protokollet, och av ytterligare en ledamot som styrelsen har utsett.
Protokollen ska förvaras på ett betryggande sätt. Lagen sätter ingen bortre gräns, så protokollen bör sparas för all framtid.
Vem justerar, och varför spelar det roll?
Justering betyder att någon annan än protokollföraren intygar att det som står i protokollet stämmer med vad som faktiskt beslutades. Det är därför justeraren ska utses i början av mötet, inte efteråt.
Har ordföranden själv fört protokollet kan hen inte justera det. Då justeras det i stället av två andra ledamöter.
En ledamot som inte vill stå bakom ett beslut har rätt att få en avvikande mening antecknad, en så kallad reservation. Den måste göras innan mötet avslutas, inte i efterhand.
Styrelseprotokoll och stämmoprotokoll är inte samma sak
Det här är den vanligaste förvirringen, och skillnaden har praktiska konsekvenser.
Styrelseprotokoll är inte offentliga. Endast styrelsen och revisorn har rätt att ta del av dem. En medlem som kräver att få se styrelsens protokoll har inte rätt till det. Nya ledamöter har däremot rätt att se tidigare protokoll, vilket är rimligt eftersom de behöver veta vad de tagit över.
Stämmoprotokoll fungerar tvärtom. Protokollet från föreningsstämman ska hållas tillgängligt hos föreningen för medlemmarna senast tre veckor efter stämman.
Fem misstag som går igen
Referat i stället för beslut. Protokollet återger diskussionen men formulerar aldrig vad som beslutades. Skriv "Styrelsen beslutar att...".
Ingen ansvarig och ingen deadline. Ett beslut utan namn och datum blir sällan av. Lagen kräver det inte, men det är skillnaden mellan ett protokoll och ett arbetsverktyg.
Justeraren utses efteråt. Utse justeraren i början av mötet, som en egen punkt i protokollet.
Protokollen ligger i någons privata mejlkorg. När den personen avgår följer historiken med ut. Protokollen tillhör föreningen, inte ledamoten.
Numreringen spretar. Utan konsekvent nummerföljd blir det svårt att se om något saknas, vilket är hela poängen med kravet.
Ladda ner mallen
Vi har tagit fram en Word-mall som följer kraven ovan. Den har fält för protokollnummer, närvaro, justerare och underskrifter, och varje beslutspunkt har plats för ärende, beslut, ansvarig och deadline. Hjälptexterna i mallen förklarar varför fälten finns och raderas enkelt.
Mall för styrelseprotokoll (Word)
Laddar...
Vanliga frågor
Är styrelseprotokoll en offentlig handling?
Nej. Offentlighetsprincipen gäller myndigheter, inte bostadsrättsföreningar. Styrelsens protokoll är interna, och det är i regel bara styrelsen och föreningens revisor som har rätt att ta del av dem.
Har medlemmarna rätt att läsa styrelseprotokollen?
Nej, medlemmarna har ingen lagstadgad rätt att läsa styrelsens protokoll. Protokollet från föreningsstämman är något annat: det ska hållas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman.
Vem ska justera styrelseprotokollet?
Protokollet undertecknas av den som har fört det. Det justeras av ordföranden, om ordföranden inte själv har fört protokollet, och av ytterligare en ledamot som styrelsen utser. Utse justeraren i början av mötet.
Hur länge ska styrelseprotokoll sparas?
Lagen säger att protokollen ska förvaras på ett betryggande sätt men anger ingen bortre tidsgräns. I praktiken bör de sparas för all framtid, eftersom de är föreningens enda dokumentation av vad som har beslutats.
Hur skriver man ett styrelseprotokoll?
Numrera protokollet, ange datum, plats och närvarande, och utse justerare. Formulera sedan varje beslut tydligt, till exempel "Styrelsen beslutar att...", hellre än att återge diskussionen. Ange gärna ansvarig och deadline för varje beslut.
Får en ledamot reservera sig mot ett beslut?
Ja. En ledamot som inte står bakom ett beslut har rätt att få sin avvikande mening antecknad i protokollet. Reservationen ska anmälas innan mötet avslutas.
Finns det en mall för styrelseprotokoll?
Ja. På den här sidan finns en Word-mall som följer lagens krav, med fält för protokollnummer, närvaro, justerare, beslut, ansvarig och deadline. Den är gratis att ladda ner med ett konto.
Protokollet är bara halva jobbet
Ett välskrivet protokoll säger vad ni beslutade. Det säger inte vad som händer sedan, eller vem som ska göra det. Besluten som glöms bort är sällan de som saknades i protokollet, utan de som ingen följde upp.
Läs mer
Föreningsstämma i BRF: kallelse, dagordning och protokollSå fungerar kallelsen, de obligatoriska besluten och stämmoprotokollet.
Läs mer
K3 för BRF: vad som ändras 2026 och vad styrelsen behöver göraAlla bostadsrättsföreningar måste tillämpa K3 från räkenskapsår som inleds efter 31 december 2025. Så förbereder ni er.
StyrelseKoll samlar styrelsens deadlines, ansvar och dokument på ett ställe, och påminner i god tid. Så att ingenting hänger på att rätt person råkar komma ihåg.
Prova gratis i 30 dagar149 kr/mån efter provperioden. Ingen bindningstid.
StyrelseKoll ger inte juridisk rådgivning. Kontrollera alltid mot gällande regelverk.