Guide för BRF-styrelser
Överlämning vid styrelsebyte i BRF: checklista för avgående och ny styrelse
Varje vår byts delar av tusentals styrelser ut. Den som avgår vet var allt ligger. Den som tillträder vet ingenting. Om ingen lägger en timme på att föra över kunskapen börjar den nya styrelsen om från noll, och det märks först när något redan har gått fel.
Här är vad som behöver lämnas över, och i vilken ordning.
Det formella: gör det först
Konstituera styrelsen. På det första mötet efter stämman utser styrelsen ordförande, om inte stadgarna anger att stämman gör det. Fördela gärna övriga roller samtidigt.
Anmäl ändringen till Bolagsverket direkt. En ändring i styrelsen gäller först från den dag anmälan kommer in till Bolagsverket. Fram till dess är det den gamla styrelsen som formellt företräder föreningen och tecknar firma. Det blir ett problem om en avgående ledamot har flyttat eller inte går att nå. Anmälan görs enklast via verksamt.se och kostar 900 kronor.
Se till att stämmoprotokollet blir justerat. Det ska hållas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman.
Behörigheter: det som oftast glöms
Banken, förvaltarens portal, föreningens mejl, hemsidan, leverantörsportaler, nycklar och passersystem. Det är praktiska saker utan lagkrav, och därför är det dem som faller mellan stolarna.
Gör det i ett svep: ge de nya åtkomst och ta bort de avgåendes samtidigt. En avgående ledamot som fortfarande kan attestera betalningar ett år senare är en risk för både föreningen och personen själv. Banken vill normalt se det nya registreringsbeviset, så vänta inte med anmälan till Bolagsverket.
Dokumenten
Gå igenom var originalen finns, inte bara att de finns. Det viktigaste:
Stadgar och ekonomisk plan. Grunden för allt styrelsen gör.
Protokoll. Nya ledamöter har rätt att ta del av tidigare styrelseprotokoll, och det är där besluten som påverkar dem ligger.
Medlems- och lägenhetsförteckning. Styrelsen är enligt bostadsrättslagen skyldig att föra båda. Sköts de av förvaltaren, ta reda på hur de hålls uppdaterade.
Räkenskapsinformation. Ska bevaras i sju år. Ligger den hos förvaltaren, vet var.
Underhållsplan och besiktningsprotokoll. Det är här nästa stora kostnad står.
Avtalen
För varje avtal: vem är motparten, när löper det ut och vad är uppsägningstiden? Förvaltning, försäkring, energi, städ, hiss och lån. Räntebindningens slutdatum är ofta det enskilt dyraste att missa.
Det som inte står i några papper
Pågående tvister, löften som getts till enskilda medlemmar, offerter som väntar på beslut, renoveringar som är halvvägs. Den här kunskapen finns bara i de avgående ledamöternas huvuden. Be dem skriva ner den, och gå igenom den på ett gemensamt möte.
Det verkliga problemet
Överlämningar misslyckas sällan för att någon slarvar. De misslyckas för att informationen ligger utspridd i privata mejlkorgar, någons dator och någons minne. Varje år samma sak, och varje år lite mer som tappas bort.
Den hållbara lösningen är att informationen aldrig ägs av en person från början, utan av föreningen, på ett ställe som finns kvar när styrelsen byts.
Mall: överlämningschecklista
Checklistan går igenom det formella, behörigheter, dokument, avtal, pågående ärenden och återkommande deadlines, med plats för ansvarig och kommentar på varje punkt. Den avslutas med underskrift av både avgående och ny styrelse.
Överlämningschecklista (Word)
Laddar...
Läs mer
Föreningsstämma i BRF: kallelse, dagordning och protokollSå fungerar kallelsen, de obligatoriska besluten och stämmoprotokollet.
StyrelseKoll samlar styrelsens deadlines, ansvar och dokument på ett ställe, och påminner i god tid. Så att ingenting hänger på att rätt person råkar komma ihåg.
Prova gratis i 30 dagar149 kr/mån efter provperioden. Ingen bindningstid.
StyrelseKoll ger inte juridisk rådgivning. Kontrollera alltid mot gällande regelverk.